YAZI İŞLERİ MÜDÜRLÜĞÜ

a) Belediye Meclisi

1.Belediye Meclisinde görüşülmesi gereken ve Yazı İşleri Müdürlüğü’nden çıkması gereken teklifler için gerekli evraklar temin edildikten sonra Belediye Meclisinde görüşülmesi için Başkanlık Makamından onay almak.

2.Yazı işleri Müdürlüğü ve diğer Müdürlüklerden gelen teklifleri tasnif ederek Meclis gündemini oluşturmak.

3.Hazırlanan gündem Başkanlığın da onayı alındıktan sonra Meclis üyelerine iadeli taahhütlü posta yoluyla tebliğ edilirken, herhangi bir aksaklığın olmaması için Meclis toplantı gününden bir hafta önce tüm üyelere SMS göndermek.

4.Meclis toplantısında Yazı İşleri Müdürü ve bir personeli hazır bulunarak, hem toplantı tutanağını tutmak hem de toplantının tamamını ses kayıt cihazları ile kasete çekmek.

5.Toplantı sonrasında aynı gün elle yazılan toplantı tutanağı bilgisayar ortamına aktarıldıktan sonra çıktısını almak ve Meclis Başkanı ile Divan Katiplerine imzalatmak.

6.Belediye Meclisinde alınan kararlar doğrultusunda İhtisas Komisyonlarına havale edilen konuların takibini yapmak ve akabinde Müdürlüğümüze gelen Komisyon raporlarını bilgisayar ortamına aktararak bir sonraki oturuma hazır hale getirmek.

7.Yazılan Meclis kararlarını ekli evrakları ile birlikte onaylanması için Büyükşehir Belediye Başkanlığına göndermek.

8.Onaylanan kararların uygulamaya geçirilmesi için diğer birimlere tebliğini yapmak.

9.Her ayın 15. gününde Meclis ve İhtisas Komisyonları Huzur haklarının üyelere ödenebilmesi için Mali Hizmetler Müdürlüğüne tahakkukta bulunmak.

b)Belediye Encümeni

1.Encümende görüşülmesi gereken ve Yazı İşleri Müdürlüğü’nü ilgilendiren konular için gerekli evraklar temin edildikten sonra Belediye Encümeninde görüşülmesi için Başkanlık Makamından onay almak.

2.Diğer birimlerden gelen teklifleri karara bağlanması için Encümene sunmak.

3.Encümenin daha derin bilgiye ihtiyaç duyması halinde Müdürlüklerden üst yazı ile ek bilgi talebinde bulunmak

4.Encümende görüşülen dosyaların kararlarını yazıp imzaya sunmak.

5.İmzaları tamamlanan Encümen kararların üst yazılarını yazıp Başkan Yardımcısının onayı alındıktan sonra en kısa sürede ilgili birimlere tebligatını yapmak.

6.Çıkan Encümen Kararlarını, Encümen karar defterine el yazısı ile bire bir aktarmak.

7.Her ayın 15. gününde Encümen Huzur haklarının üyelere ödenebilmesi için Mali Hizmetler Müdürlüğüne tahakkukta bulunmak.

c)Asker Aile Yardımı

1.Asker Aile Yardımı için Belediyemize gelen başvuruları kabul ederek, müracaat kabul defterine kayıtlarını yapmak.

2.Asker ailesi hakkında yeterli bilgiye ulaşabilmek için; Tapu Sicil Müdürlüğü, Nüfus Müdürlüğü ve Askerlik Şubesi Başkanlığı ile gerekli yazışmaları yapmak.

3.Yazışmaları tamamlanan askerin hakkında tahkikat yapılması için Zabıta Müdürlüğünce mahallince inceleme yapılmasının sağlanması.

4.Dosyası tamamlanan asker ailesinin maaşa bağlanıp bağlanamayacağı hususunda karar alınması için Başkanlıktan onay alınarak Encümene sunmak.

5.Kabul gören dosyaları ödeme dosyasının hazırlanması için Mali Hizmetler Müdürlüğüne göndermek, reddedilen dosyaları da Yazı işleri Müdürlüğü arşivinde kaldırmak.

d)Genel Evrak Servisi

1.Belediyemize Resmi Kurumlardan, Vatandaştan ve Tüzel Kişilerden gelen her türlü resmi yazı, dilekçe ve evrakı Kurum Amirlerinden havale alındıktan sonra elektronik ortamda kaydını yaparak ilgili servis ve müdürlüklere zimmet ile tebliği yapmak.

2.Gelen yazıların gerek Yazı İşleri Müdürlüğünce, gerekse diğer Müdürlüklerce cevabı yazıldıktan sonra yine Genel Evrak Servisimizce çıkış kaydının vermek.

3.Çıkış kaydı verilen evrak şehir içinde bir yere gönderilecekse kurye ile teslimatının yapılmasını sağlamak. Eğer şehir dışında ise zarflama işlemini tamamlayıp aynı gün içinde iadeli postaya vermek.

4.Resmi Kurumlarca Belediyemize gönderilen günlü yazıların giriş kaydı yapıldıktan sonra, herhangi bir gecikmeye ve tekide mahal vermeden zamanında cevap verilmesi için gerekli takibi yapmak.

5.Belediyemize ilk defa dilekçe veren Vatandaş veya Firmaların kimlik, adres, telefon ve vergi kimlik bilgilerini Belediyemizin bilgi bankasına kaydetmek suretiyle sicil numarası verilir. Aynı vatandaş veya Firmanın tekrar Kurumumuza başvurması halinde bu sicil numarası sayesinde eskiye yönelik işlemlerinin takibini yapmak.

6.Son çıkan genelge - tamim, yönetmelik, kanun ve tüzükleri güncel olarak internet üzerinden takibini yaparak, Kurumumuzu ilgilendiren kısımların çıktısını alarak bilgi bankamıza aktarılmasını sağlamak.

e)Evlendirme Memurluğu

4721 Sayılı Türk Medeni Kanunun ve Evlendirme Yönetmeliği gereğince Evlilik işlemleri için yapılan iş ve işlemler aşağıda belirtildiği şekildedir.

1.Evlenmek üzere Memurluğumuza başvuran çiftlerin başvurularını kabul edip, nikah için gün vermek.

2.Nikâhlarını başka bir kurumda kıydırmak isteyen vatandaşlara evlenme izin belgesi düzenlemek.

3.Nikâh akitleri gerçekleştirilecek vatandaşları Evlenme Kütüğüne işlemek, uluslararası aile cüzdanı düzenlemek ve verilen günde nikâhlarını kıymak.

4.Gerçekleştirilen nikâhların Mernislerini düzenleyerek 10 gün içinde İlçe Nüfus Müdürlüğüne bildirmek.

5.Evlendikten sonra kendi soyadını kullanmak isteyen bayanlara dilekçe hazırlama ve gerekli işlemlerini tamamlamak.

6.Talepleri doğrultusunda; düğün salonu, otel, kültür merkezi gibi yerlere memur görevlendirmek suretiyle nikâh hizmetini vatandaşın ayağına kadar götürmek.

7.Her ayın son haftasında evlenen çiftlerin adı, soyadı, telefon ve adres bilgileri toplanarak rapor haline bilgilerin toplanması.

f)Başbakanlık İletişim Merkezi (BİMER) – Doğrudan Başbakanlık

Başbakanlık İletişim Merkezi; BİMER, bilişim ve iletişim teknolojileri kullanılarak hayata geçirilen bir halkla ilişkiler uygulamasıdır. BİMER ile oluşturulan sistem sayesinde vatandaş ile devlet arasındaki iletişim kanallarının tümü açık tutularak müracaatların her zaman ve her yerden yapılabilmesinin yanı sıra, müracaatlara, cevapların daha hızlı, etkin ve ekonomik bir şekilde verilebilmesine imkân sağlanmıştır.

g)Genel İdari Hizmetler

1)Belediyemize gelen posta iletilerini teslim almak ve ilgili birimlere tebliğ etmek.

2)Kurum içi veya dışında verilecek olan seminer, eğitim ve buna benzer etkinliklerin gerçekleşebilmesi için gereken İnsan Kaynakları ve Eğitim Müdürlüğüne teklifte bulunma.

İnsan Kaynakları ve Eğitim Müdürlüğü

Belediye Başkanlık makamı işlerini koordine eden ve Belediye içi ve Belediye dışı iletişim işlemlerinin yürütüldüğü birimdir. 

GÖREV ALANI

Belediye Başkanı’nın ziyaret, davet, karşılama, ağırlama, uğurlama, açılış, milli ve dini bayramlar ile mahalli kurtuluş günleri vesaire önemli günlerde düzenlenen organizasyonlarda her türlü protokol  ve tören işlerini düzenlemek, yürütmek, zaman ve yerlerini Belediye Başkanı’na bildirmek, bu gibi törenlere Belediye Başkanı’nın iştirak etmesini temin etmek, Belediye Başkanı’nın iştirak edemediği program, tören v.s.lerde başkan adına protokol gereklerini yerine getirmek.

Belediye'yi ve Belediye Başkanı'nı yurt içi veya yurt dışında ziyarete gelen temsilciler ve tüzel kişileri ağırlamak ve gerekli tüm düzenlemeleri yapmak,

Belediye Başkanı'nın günlük, haftalık ve aylık çalışma programının hazırlamak, randevu taleplerini değerlendirip programa almak ve telefon görüşmelerini sağlamak. Başkan'ın zamanını planlamasına yardımcı olmak için gerekli tüm işlemleri yapmak,

Randevu günleri ve/veya diğer günlerde vatandaşları veya kurum içinde görüşmek isteyen personel ile Belediye Başkanı'nın görüşmelerini sağlamak,

Başkanlık ve Belediye birimleri arasında koordinasyonun temini için gerekli işlemlerinin yapılmasını takip ederek sonuçlandırmak,    

Başkan tarafından yapılacak konuşma ve sunumlarda gerekli hazırlıklara ilişkin tüm işlemlerin yapılmasını, kontrol ve takip edilerek sonuçlandırılmasını sağlamak,

Başkanlığın yurt dışı ve kardeş şehirlerle olan iletişim ve faaliyetlerinin organize edilmesi, Başkanlığa gelen yabancı misafirlere ev sahipliği yapılması ve dış ülkelere yapılan gezilerin organize edilmesi işlemlerinin yapılmasını ve takip edilerek sonuçlandırılmasını sağlamak,

Başkanlığı ilgilendiren toplantı, brifing ve görüşmeleri düzenlemek, bunlara ait önemli not ve tutanakların tutulması ve yayımlanması işlemlerinin yapılmasını sağlamak.

Resmi ve özel tebrik, kutlama, teşekkür, taziye, mektup gibi konuların hazırlanması

Müdürlüğe faks, e-mail, posta yoluyla gelen şikayet ve talepler ve davetleri başkana sunmak; verilen talimat doğrultusunda ilgili yerlere dağıtımını yapmak ve sonucunu takip etmek.

Belediyenin ve Belediye Başkanının tüm medya kuruluşları (gazeteler, dergiler, televizyonlar, radyolar) ile iletişimini Basın Yayın ve Halkla İlişkiler Müdürlüğü ile koordineli olarak sağlamak.